Sterta teczek, szuflady pełne formularzy i drukarka pracująca pełną parą – tak jeszcze kilka lat temu wyglądał dział HR. Dziś to model pracy, który odchodzi do lamusa. Strategia paperless to nie tylko gest w stronę środowiska – to realna zmiana, która przyspiesza procesy, redukuje koszty i odciąża zespół. Dowiedz się o niej więcej.
Elektroniczny obieg wniosków urlopowych – pożegnaj papierowe formularze i przyspiesz procesy
Paperless to filozofia zarządzania dokumentami, która zakłada eliminację – lub radykalne ograniczenie – papierowych nośników informacji. W praktyce oznacza to przeniesienie całego obiegu dokumentów do cyfrowego środowiska.
Jak to wygląda w przypadku e-wniosków urlopowych? Pracownik składa wniosek urlopowy przez aplikację mobilną lub przeglądarkę – wskazuje daty, rodzaj urlopu i… gotowe. System automatycznie mailowo informuje przełożonego, że wniosek czeka na decyzję. Menedżer akceptuje lub odrzuca wniosek jednym kliknięciem, a pracownik od razu otrzymuje informację zwrotną.
Na podstawie zaakceptowanej prośby system automatycznie generuje cyfrowy dokument potwierdzający urlop – jest to karta urlopowa pracownika. Nie ma też potrzeby ręcznego tworzenia kartoteki. System robi to sam: zbiera wszystkie zaakceptowane wnioski i tworzy pełne podsumowanie – dostępne w dowolnym momencie.
Cyfrowe teczki pracownicze jako fundament bezpiecznej i ekologicznej bazy danych
Szafa pełna segregatorów to ryzyko zagubionych dokumentów, nieuprawnionego dostępu, zniszczenia akt w razie zalania czy pożaru. Nowoczesne biuro – i nowoczesny dział HR – nie może sobie pozwolić na takie zagrożenia. Przeniesienie dokumentacji pracowniczej do cyfrowej chmury to decyzja, która jednocześnie poprawia bezpieczeństwo i redukuje ślad węglowy firmy.
W firmie można wykorzystać cyfrowe narzędzia, dzięki którym w jednym miejscu uda się przechowywać umowy, zaświadczenia, regulaminy, informacje o przydzielonym sprzęcie, potwierdzenia szkoleń i wszelkie inne dokumenty związane z danym pracownikiem. Każda taka wirtualna teczka jest dostępna natychmiast – bez poszukiwania wśród setek papierowych akt.
Samoobsługa pracownicza i wirtualne listy obecności zamiast drukowanych rejestrów
Dzięki cyfrowym narzędziom pracownicy mogą zgłaszać obecność przez aplikację mobilną, skanować kod QR umieszczony np. przy wejściu do biura, a także korzystać z integracji ze Slackiem lub Microsoft Teams. Oznacza to, że rejestracja obecności może być jednym kliknięciem w narzędziu, którego i tak używa się każdego dnia.
Filozofia self-service idzie jeszcze dalej. Pracownicy sami mogą aktualizować swoje dane, zgłaszać godziny pracy zdalnej, wprowadzać nadgodziny czy rejestrować pracę w różnych projektach. Menedżer w każdej chwili może sprawdzić, którzy członkowie zespołu są dostępni, kto pracuje zdalnie, a kto wziął dzień wolny. Takie dane są zbierane automatycznie i dostępne w czasie rzeczywistym, bez konieczności kontaktowania się z HR lub przeglądania papierowych rejestrów.
Strategia paperless to sygnał, który firma wysyła swoim pracownikom i partnerom. Daje im znać, że zależy jej na efektywności, że dba o środowisko i że stawia na nowoczesne rozwiązania.
Artykuł sponsorowany
